El ABC de la organización de un congreso médico

Cada año, seguramente, cada asociación médica, cada presidente de este tipo de organismos en conjunto con su mesa directiva pasan por el proceso de gestionar lo que será su congreso, exposición o curso anual. Y cada año, sin duda, las preguntas que deben responderse son cómo coordinarlo, quién estará a cargo de determinadas tareas, cuál será el diseño e imagen del cartel, cómo se conformará la oferta científico médica, a quiénes invitar, cuál es el lugar idóneo, qué valor tendrá la inscripción, a qué autoridades médicas invitar y a qué medios de prensa seleccionar para dar la adecuada cobertura, entre muchas pero muchísimas otras.

No es objeto de este artículo hablar de lo que es un congreso médico, sino reforzar ideas para tomar en cuenta al momento de realizarlo, para que el evento sea como se proyecta desde su planeación: todo un éxito. Lo que si vamos a recordar es que este tipo de reuniones se organizan con mucho tiempo de anticipación, en un recinto especial y siguiendo una logística inamovible.

Veamos en qué consiste:

1. Hacer del congreso un evento memorable: Un congreso médico debe ser mucho mas que el espacio para que los asistentes deambulen por los stands tomado café o se sienten a escuchar sin escuchar a los ponentes de los programas académicos. Debe ser un acto que sobresalga por la producción de todos los factores que la conforman; es decir, debe ser tal el impacto que causen las instalaciones, los conferencistas, las amenidades que se brinden para que queden en la memoria del visitante cómo algo único y por consecuencia capaz de volverlo a vivir con solo recordarlo.
2. Dotarlo de verdadero valor curricular: El congreso debe ser en sí mismo una gran experiencia de aprendizaje para el médico que asiste. Sea por la calidad o tipo de expositores y/o expertos que se inviten, sea por la innovación de las temáticas que se presenten o bien, sea porque sumen en expertise. Pero también por el lado del ponente o experto a dictar conferencias o talleres, el evento en sí debe significar un logro impresionante a poner en su Currículum Vitae.
3. Influir o provocar cambios a gran escala: Los congresos médico-científicos son unos de los lugares principales en donde se presentan trabajos nuevos a colegas con el propósito de recibir retroalimentación en etapas tempranas de sus investigaciones y por ende son una parte integral del proceso de avance en la medicina. Los cambios que provocan tienen que ver con el hecho de abrir canales de comunicación entre colegas de diferentes instituciones alrededor del mundo y aprender acerca de nuevas herramientas de investigación y técnicas que puedan ser relevantes a su trabajo.

Algunas conferencias son pequeñas y se enfocan solamente en temas y asuntos específicos, otros tienen el propósito de juntar a toda una red de especialistas. Sin importar el tamaño de la conferencia, el propósito principal es unir a una comunidad médica determinada y proveer oportunidades para que ellos interactúen.

Pero, para lograr esto, ¿por dónde empezar?

1. Planeación. La organización de una conferencia requiere un preaviso de al menos seis meses. “Por ejemplo, debe tener un borrador de la agenda del evento con suficiente antelación. Organizar un congreso solo puede ser un gran logro y exitoso si se trabaja de manera ordenada y con un buen equipo de trabajo, al cual se le asignen funciones específicas”, señala Mirna Rojas, directora de MK&CE, empresa especializada en congresos médicos.
2. La fecha. Cuando se elige una fecha, se debe asegurar que esta no se encime con eventos similares, es decir, que no entre en conflicto, ya que ello puede influir en el nivel de asistencia buscado. La recomendación es verificar los sites de las sociedades u organismos afines al área temática.
3. El programa académico-científico-comercial. El programa debe ser atractivo, con temas candentes e innovadores y, con expositores de renombre, por lo que el conocimiento del campo o el acceso a expertos o comités es una ventaja. Lo ideal es hacer borradores de posibles temas. Estos deben ser nuevos, originales o, al menos, diferentes. Es de mucha ayuda verificar en las publicaciones PubMed, revisar publicaciones en el campo para artículos o artículos interesantes recientes o simplemente hablar con colegas para que sugieran temas y conferencistas, en este sentido, nada como aprovechar la experiencia que poseen los miembros de las Mesas Directivas que conforman toda asociación médica.

El programa debe dividirse en sesiones temáticas y especificar el tiempo asignado a cada ponencia. Se recomienda por mucho una hora que incluya preguntas sobre los temas principales, de lo contrario, 30 minutos.

Por otra parte, el objetivo de completar una agenda con expertos confirmados debe ser una prioridad para que los posibles conferencistas no se comprometan con otras actividades. “Traer expositores de renombre puede generar interés en la conferencia por parte de los asistentes. Hay que tener en cuenta que las empresas patrocinadoras son mas propensas a apoyar conferencias magistrales si hay una buena lista de expertos que tengan en su haber publicaciones tanto nacionales como internacionales”, explica la directiva de MK&CE.

4. Financiamiento y patrocinios. La planificación financiera y la presupuestación son vitales; es posible que se deba contabilizar el alquiler del lugar y los alimentos y bebidas, e incluso el hospedaje, así como los gastos de impresión de la folletería a usar y de la publicidad en medios especializados y, por supuesto, de los conferencistas.

Existen diferentes mecanismos para lograr el financiamiento que el congreso requiere:

1. Hacer que los asociados paguen una cuota especial.
2. Manejar una tarifa de registro.
3. Buscar patrocinadores tanto del sector público como privado y que tengan relación con el área médica de que trate el congreso. En este último caso, que es el mas común, se debe calcular

cuánto apoyo se necesita de cada patrocinador, para ello, cualquier posible sponsor debe ser contactado antes, ya que recibir los fondos puede ser un proceso largo y no se debe olvidar que se deben manejar anticipos y depósitos previos para apartar los recintos y hoteles que darán albergue a los participantes.

5. El recinto. Sería ideal realizar el evento en las instalaciones de cada Asociación, pero eso no siempre es posible, por ello, los factores a considerar al buscar un lugar deben incluir la ubicación, el tamaño y el costo. “Se necesitará el lugar mas accesible para dar acomodo al número al que se desea llegar, pero también se deberán mantener los gastos generales al mínimo. Siempre se deben ver los posibles lugares personalmente para evaluar la idoneidad: no confíe en las imágenes del sitio web”, recomienda Mirna Rojas.Idealmente, el lugar debería tener un espacio donde se puedan establecer alimentos, refrigerios y cualquier puesto promocional o patrocinado uno junto al otro para alentar a los delegados a interactuar con cualquier actividad promocional durante los descansos.

6. Alimentos y Bebidas (AyB). La contratación de un lugar y servicios de A y B separados (que pueden no estar familiarizados con el lugar de celebración) duplica el esfuerzo, por lo tanto, no se recomienda contratar así, lo ideal es que el lugar cuente con un proveedor de catering habitual.

Se debe decidir qué tipo de refrigerios se van a proporcionar, cuántos descansos habrá y cuánto tiempo será. Por lo general, de 45 minutos a una hora es suficiente para la comida, con 15 a 20 minutos para los descansos o coffee breack.

Obtener una estimación de los costos ayudará con el presupuesto. La buena hospitalidad no debe pasarse por alto. Entonces, por ejemplo, si puede permitirse proporcionar una comida caliente en lugar de un almuerzo tipo sándwich, se debe hacer eso.

7. Soporte Técnico. Muchos lugares también ofrecen ayuda técnica con TI y audio para ayudar con las presentaciones. Verifique, por ejemplo, si se proporcionarán micrófonos itinerantes para las preguntas al final de cada sesión, así como equipos de video y transmisiones en línea y en directo
8. Publicidad y Prensa. Un congreso puede promoverse con éxito de boca en boca y por correo electrónico y, “según nuestra experiencia, señala Federico Kaplenbach, coordinador de Eventos Online de la empresa Evenbrite, no depende del respaldo de grupos profesionales. Pero creemos que, esencialmente, los buenos eventos se promocionan y todo lo que realmente se necesita es un póster llamativo con una agenda llena de expositores de renombre y temas originales y especialmente, haciendo un uso inteligente de las redes sociales.

En este sentido, cuando se circula información promocional, la Asociación debe asegurarse de adjuntar o linkear a todos los formularios y documentos pertinentes, incluida la agenda de la conferencia (se puede utilizar una versión preliminar si no está finalizada), el formulario de registro y cualquier información de contacto para consultas.

También, se debe considerar qué publicidad lograr para el evento y su organización, y se podría, por ejemplo, invitar a editores de revistas seleccionadas o blogueros.

En definitiva, organizar una conferencia requiere un gran compromiso, pero realmente vale la pena, ¿no le parece?